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文書工作的組織

發布時間: 2013.07.10 來源: 作者:超級管理員

 

文書工作是機關工作尤其是辦公部門工作的重要組成部分,因此每個機關都設置一定的機構,配備一定的人員,采取一定的組織形式,建立一定的規章制度,以對其作出科學有效的安排。同時,要對其進行集中統一的管理并教育全體工作人員重視此項工作。

一、文書機構和文書人員

任何一個相對獨立的機關單位,都處于一定地位,具有一定的職能,擔負一定的管理任務。各個機關為了行使自己的職權和完成承擔的任務,需要同上下左右機關發生聯系,為了適應這種聯系,每個機關又根據需要在內部進行科學的分工,設立相應的各種內部機構。文書機構通常附設于辦公部門之內,由辦公部門負責人領導。鑒于文書機構附屬于辦公部門之內,不設專門文書機構的機關,就由辦公部門配備人員專管或兼管。所以,人們一般就把辦公部門看作是文書部門或總稱為“文秘”部門,而且整個機關的文書工作亦確實是由它統管的。但是,一個機關的文書工作并不僅僅是文書部門的事,各個業務部門和業務人員因經管某項業務,也形成并處理文件,他們也在不同程度上參與文書工作。在較大的機關里,各個業務部門本身也有文書機構或專兼職的文書人員。因此,從廣義來講,各個業務部門都可以說是文書處理部門。但是機關中的業務部門與文書部門畢竟有所不同。就其作用看,前者的作用主要通過實現其本身職能而得到發揮;后者作用則主要是通過文書工作去聯結、協調和促進機關的各項工作而得到顯示。

二、文書工作的組織形式

文書工作的組織形式,是指一個機關采取什么樣的工作形式,對文書處理程序的各個環節作出科學而有效的組織安排。它是關系到文書工作效率和質量的組織措施和保證。

根據我國機關設置及文書工作的實際情況,目前,各級各類機關所采取的文書工作組織形式有兩種。

()集中形式

據文書處理的工作量設置文書機構或專職人員來承擔這一工作。其他業務部門不再設置文書  工作組織機構或專職、兼職人員,有關文書工作由辦公部門的文書人員直接與機關領導和各業  務部門的承辦人員聯系。

()分工形式

即機關的全部文書工作由辦公部門和業務部門共同分工承擔。在機關辦公部門中設置文  書工作機構,各業務部門亦設文書工作機構或專職、兼職人員分別處理有關文書工作。在具體  分工上可視機關具體情況而有所不同:一種是按處理環節分工,即把文件的收發、印刷、文稿把關、催辦等放在總的文書部門,而文件的承辦、歸檔文件的整理等分給業務機構的文書部門、專  職或兼職人員、承辦人員來做。另一種是按文件內容和職責范圍分工。即把方針政策性或涉  及整個機關的全面性或重大問題的文件,以及以機關名義發出的文件,主要放在總的文書部門處理,把屬于具體業務問題的文件,主要由有關業務單位的文書部門或文書人員處理。還有一種是按文件的政治要求和業務特點分工。即機關的文書工作基本集中于總的文書部門,而一些有關人事、組織、保衛工作的文件或財務文件、生產技術管理文件,則明確分工由組織部門、財務部門、生產部門處理。

總之,不管采用哪種形式,都要從本機關的實際需要出發,以能及時、準確地處理文書,提高機關的工作效率和方便工作為原則,并要考慮本機關的職權范圍大小、內設機構的層次數目、收發文數量多少、駐地分布及文書人員的配備情況。

三、文書工作制度

科學的工作制度是機關工作有序進行和實現工作目標的保證。為使工作進行得更加有  效,各機關在建立了文書工作機構和人員,確定了適當的組織形式之后,還要認真考察本單位文書形成、處理和管理的各個環節,掌握它的規律和特點,建立健全文書工作制度,如文件的擬制、處理、歸檔制度及崗位責任制、文書工作組織辦法等,使文書工作人員和業務人員在工作中有所遵循。

四、文書工作的組織領導

文書工作有一個顯著特點,即它不是任何機關或任何職能機構的專門業務,而是各個機關或職能機構都需運用的一種實現自身職能的工作手段。不僅涉及到本機關各內部職能機構,而且涉及到上下左右的機關,是整個國家機關系統中一個不可分割的環節。因此,文書工作需要有統一的做法,統一的要求,統一的規范,統一的指導,才有利于整個國家機關工作的運轉。

文書工作必須實行統一管理的原則。即:

()全國黨、政、軍系統的文書工作,分別由中共中央辦公廳、國務院辦公廳、中央軍委辦公廳進行統一指導。由它們建立全國性的規章制度,頒發全國性的條例、辦法,召開全國性的會議等。

()各個機關的文書工作由機關的秘書長或辦公廳()主任負責統一領導,文件由文書  部門統一收發、分辦、傳遞、用印、整理、歸檔和銷毀。機關內各個部門的文書機構和文書人員,要以總的辦公秘書部門為核心構成文書工作組織體系,由總的辦公秘書部門進行統一管理、統一指導。

()在上下級機關之間,由上級機關的辦公廳()負責對下級機關的文書工作進行業務指導。

五、文書工作人員的職責

任何一個機關,不管采用什么樣的文書工作組織形式,其具體的工作任務,最終都是由文書工作人員來承擔的。因此,具體負責文書工作的人員對文書工作必須予以足夠的重視。要熟悉業務,指導工作。平時要抓好文書隊伍建設,抓工作效率,抓工作檢查。文書人員處于工作的第一線,在工作中要埋頭苦干,加強鍛煉,積極提高自身的素質,具備必要的修養。文書工作是溝通機關上下左右的樞紐,是信息傳遞的中心,是機關工作的重要環節,機密性強,責任重大。每個文書人員都要有高度的政治覺悟和工作責任感。要有實事求是和嚴謹的工作作風,要有保守機密觀念和甘于平凡的精神,要在精通本行業和機關的專業知識上下功夫,要學習現代科技知識、法律知識等,掌握電子計算機知識和現代傳輸技術,以在文書工作實踐中做出更大的貢獻。

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