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電子文件的歸檔

發布時間: 2013.06.05 來源: 作者:超級管理員

電子文件的歸檔是指將電子文件經過整理確定檔案屬性后,從電子計算機存儲器或網絡存儲器上,拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上,以便長期保存的工作過程。
    一、歸檔要求
    對電子文件歸檔的要求,主要是真實、完整,達到檔案的功能價值。做到這一點,必須做好以下工作:
   (一)遵從歸檔各階段的規定、標準,如收集、積累、整理、鑒定等環節的各項規定、標準;

(二)準確說明電子文件的軟硬件環境;
   (三)歸檔電子文件的格式應為工業標準,在標準的用戶界面下操作,支持不同的平臺,與現有的設備兼容,能以標準的數據庫語言與數據庫相連。
    二、歸檔方法
   (一)錄入存儲載體
    將應歸檔的電子文件最終版本錄入存儲載體上。這個過程一般是歸檔人員對經過整理 確定保管期限等檔案屬性后,錄人在存儲載體上,膠機后可另外放在它處。一般要求拷貝兩套,一套封存,一套提供閱。
   (二)壓縮歸檔
    采用數據壓縮工具,對電子計算機網絡上應歸檔的電子文件進行壓縮操作,錄入到存儲載體上。這種方法對將來的電子檔案管理有利。
   (三)備份歸檔
    一般是在電子計算機網絡環境下采用。將歸檔的電子文件在網上進行備份操作。
思考題:
1 .電子文件整理工作內容是什么?
2 .電子文件鑒定工作內容是什么?
3 .電子文件歸檔工作的內容是什么?

 

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