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關于加強機構改革中檔案處置工作意見的通知

發布時間: 2018.11.06 來源: 作者:

 

寧夏檔案局文件

 

 

 

寧檔發〔2018〕38號

                        

 

關于加強機構改革中檔案處置工作意見的通知

 

各市、縣(區)檔案局(館),區直各廳局委辦,各人民團體、直屬事業單位:

為切實做好機構改革中的檔案處置工作,維護各單位檔案完整與安全,確保檔案不因機構變動而遭受損失或發生泄密,根據中央和自治區機構改革有關檔案處置工作的要求以及檔案工作有關法律法規規定,現就機構改革中檔案處置工作有關事項通知如下。

一、檔案歸屬與流向

涉及機構改革單位(以下簡稱涉改單位)的檔案處置工作,以維護全宗單位檔案的齊全性和完整性、確保檔案的安全規范管理、方便檔案查閱利用為原則。具體要求如下:

(一)不再保留、納入重新組建機構、撤銷建制的部門和單位的檔案,自變動之日起全宗終止,檔案實行封口管理,不得分散。其檔案按規范要求整理好并數字化后,移交同級國家綜合檔案館。組建的新機構,檔案確因工作需要暫時保留在涉改單位的,必須書面報同級檔案行政管理部門同意,由新機構代為保管,待達到規定年限后再移交同級國家綜合檔案館。

(二)以原機構為基礎組建、或更名、或職能優化的部門和單位,沿用原檔案全宗。

(三)組建的新機構自成立之日起,新設檔案全宗進行管理。

(四)組建的委員會或領導小組,其辦事機構設在有關部門的,不單設檔案全宗,其檔案納入有關部門檔案全宗進行管理。

(五)歸口部門統一管理、對外保留或加掛牌子的機構,不單獨設檔案全宗。

(六)因整合、優化需要,原機構的部分職責劃入其他機構,劃入前履行該職責形成的檔案仍屬原檔案全宗,不得分散,不得擅自帶入新機構。相關機構需要利用該部分檔案的,檔案保管部門應按照規定提供利用。

二、處置范圍與內容

(一)處置范圍

這次機構改革所涉及的各級黨委系統所屬部門和單位、各級人大所屬部門和單位、各級人民政府所屬部門和單位、各級人民政協所屬部門和單位,以及機構改革涉及的群團組織、事業單位、企業等,均須按照檔案的歸屬與流向做好檔案處置工作。

(二)處置內容

1.檔案

文書檔案:包括機構改革前保管的和機構改革過程中形成的全部文書檔案。

科技檔案:包括科研檔案、項目檔案、基建檔案、設備檔案等。

專業檔案:包括會計檔案、審計檔案、已故人員人事檔案,以及業務職能活動中形成的業務檔案等。

音像檔案:包括照片、底片、數碼照片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤等。

實物檔案:包括公務禮品實物及其附件、文字說明材料,印章、獎牌、證書、錦旗、獎杯等榮譽品,領導同志簽字題詞、字畫、手跡、原單位招牌等。

電子檔案與數據:包括辦公系統、業務系統中形成的反映單位職能活動的電子文件及元數據、紙質檔案數字化副本等。

2.資料

包括各種業務職能活動中形成的資料,以及本單位組織機構沿革、大事記、基礎數據匯編、公開出版發行物、圖書等。

3.檢索工具

包括紙質目錄、電子目錄、全宗卷等。

三、處置工作要求

(一)迅速制定處置方案

各涉改單位應制定本單位《檔案處置與管理工作方案》,明確檔案歸屬與流向,檔案處置工作負責機構和人員,檔案收集、整理的要求,檔案清點情況、交接程序及日常的保管、利用要求,統計檔案門類、數量,編制檔案處置工作時間表。《檔案處置與管理工作方案》應在機構改革方案正式公布后一月內報同級檔案行政部門審查

(二)全面加強收集清點

各涉改單位應加強對各門類檔案的收集與清點,確保文件材料歸檔齊全完整。特別要結合單位主要職能,對職能工作中可能形成的文件材料列出清單,對照清單清查散存在各內設機構和個人手上的文件材料。檔案收集清點工作要造冊登記,負責人簽字,做到應收盡收,應歸盡歸。收集清點的檔案形成時間截止到組建的新機構成立之前(以新機構名稱對外開展工作之日為時間點,下同)。

(三)認真組織鑒定整理

各涉改單位應嚴格按照國家和行業的有關檔案標準規范對所有檔案進行鑒定整理,并編制好檢索工具,完善全宗卷,方可移交給同級國家綜合檔案館或組建的新機構。組建的新機構成立之前形成的文件材料歸入原機構檔案全宗,由各涉改單位負責整理;組建的新機構成立之后形成的文件材料,由組建的新機構收集整理歸檔。各涉改單位機構改革期間,嚴禁銷毀任何檔案。

(四)嚴格規范處置手續

各涉改單位應嚴格履行檔案處置交接手續。一是規范內部移交手續,對散存在單位各內設機構和個人手中的檔案,由單位檔案室統一接收,辦理交接手續。二是規范向同級國家綜合檔案館或新機構移交手續,移交工作應在交接雙方分管檔案工作的負責人主持下,確認無誤后雙方在交接文據上簽字,一式三份,由交接雙方分別存入各自全宗永久保管,1份交同級檔案行政管理部門備案。檔案處置工作應在新組建機構成立之日起至2018年底完成。

四、強化組織保障

(一)切實加強領導

這次機構改革涉及面廣,時間緊,檔案處置任務重。檔案作為歷史的見證,文明傳承的血脈,是黨和人民的寶貴財富。全區各級各單位要高度重視涉改單位的檔案處置工作,要提高政治站位,要把涉改單位檔案處置工作納入機構改革組織實施的總體部署,切實加強組織領導。各涉改單位成立檔案處置工作領導小組,單位主要負責人擔任組長,要組織精干力量做好檔案處置的各項工作,《檔案處置與管理工作方案》要提交單位黨組織專題研究,要細化工作鋪排,倒排時間工期,把好時間節點,做到檔案處置工作與機構改革工作同步推進

(二)嚴格落實責任

各涉改單位主要負責人要切實擔當起檔案處置工作的主體責任,把檔案清查及收集、鑒定、整理、移交等每環節任務都明確到崗、責任到人,做到檔案處置不到位,處置隊伍人員不能散。各級深化改革領導小組及辦公室要把檔案處置工作納入專項督查的內容,加強統籌與協調。各級檔案行政管理部門要履行業務主管責任,提前介入,加強業務指導和服務。各級國家綜合檔案館要組織專門力量做好涉改革單位檔案接收服務工作。

(三)嚴肅紀律規矩

涉改單位檔案處置是一項政治性、政策性很強的工作,必須嚴明工作紀律與規矩。在機構改革過程中,任何單位和個人不得私自帶走、留存、轉移和銷毀檔案。對機構改革中造成檔案丟失、損毀、泄密的單位和個人,對拒不按國家規定處置和移交檔案的單位和個人,要嚴格依據《檔案法》《保密法》和《檔案管理違法違紀行為處分規定》(國家檔案局第30號令)的規定,追究單位領導和有關人員責任。各級紀檢監察機關要嚴肅查處涉改單位檔案處置工作中的失職、瀆職行為

 

 

 

 

                                      寧夏回族自治區檔案局

                                         2018年11月5日

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