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起好頭 邁開步 自治區檔案局推動區屬國有企業檔案工作有序發展

發布時間: 2018.09.27 來源:業務監督指導處 作者:夏先江、李萬勇

起好頭 邁開步 自治區檔案局推動區屬國有企業檔案工作有序發展

業務監督指導處:夏先江、李萬勇

 

                

“歸并集中、做優做大,理順體制、統籌兼顧”。2016年,寧夏貫徹落實中央深化國企國資改革這一方針,加大區屬國有企業重組改革力度,通過同類企業合并、僵尸企業資產清算等形式,最終形成9家最具規模和實力的區屬國有企業,成為寧夏未來經濟社會發展新的主力軍,對推動全區經濟結構戰略調整、帶動全區經濟社會發展、全面建成小康社會具有重大現實意義。在此形勢下,如何加強區屬國有企業檔案管理成為自治區檔案局關注的一個緊迫問題。從2017年至今,自治區檔案局緊緊圍繞國企國資改革中心任務,主動督導服務,積極發揮作用,推動區屬國有企業檔案工作有序發展。

一、齊抓共管、形成合力,企業檔案工作取得新成績

2017年7月,自治區檔案局以區屬9家國有企業重組、改制為契機,成立調研工作組,開展了企業檔案工作專項調研,對企業檔案管理情況進行全盤摸底。通過調研發現,區屬國有企業檔案工作水平參差不齊,檔案管理制度不健全、檔案員一崗身兼多職、庫室建設不規范、各門類檔案收集不齊全、檔案整理歸檔方法不科學的問題較為普遍。

針對這些問題,自治區檔案局堅持問題導向,一方面以督導反饋的形式向企業通報存在的問題,提出整改意見,另一方面考慮到多數企業剛剛改制完成,歷史積存檔案少,為他們量身制定了企業(2017-2019)檔案工作三年規劃,即一年調研整改、兩年夯實基礎、三年鞏固提升的工作目標,專門指定2名業務骨干對企業檔案工作進行跟蹤指導,幫助多家企業修定完善了《企業檔案管理辦法》《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》。通過區屬9家國有企業和自治區檔案局的共同努力,企業檔案工作取得了新成效。

      

1.企業檔案管理意識得到提升。自去年自治區檔案局調研以后,各企業的檔案管理意識普遍提升。區屬9家國有企業均成立了副董事長或總經理負責的企業檔案工作領導小組,將企業檔案工作納入董事會或總經理辦公會的內容,與企業發展同研究同部署。寧夏農墾集團公司主動與自治區檔案局對接,要求對改制前的存量檔案進行指導,目前這部分檔案已經通過規范化整理、數字化加工,全部向自治區檔案館作了移交。寧夏農投集團公司專門召開總經理辦公會議,研究了本系統檔案工作,邀請區檔案局業務人員對集團公司和權屬子公司檔案員進行培訓,指導檔案人員對2016年集團公司檔案進行業務實操。寧夏交投集團公司下發了《關于加強檔案管理工作的通知》,督導權屬子公司做好檔案管理工作。寧夏旅投集團公司專門聘請檔案專業人員,對公司形成的檔案進行規范整理。

2.檔案安全工作得到普遍重視。區屬9家國有企業自2016年基本完成改革、重組以來,其中有大部分企業受制于辦公用房簡陋、租住條件有限的影響,沒有專門的檔案室或檔案室建設不規范,嚴重影響檔案安全。通過督導檢查,9家企業均解決了檔案室用房問題。寧夏農墾集團公司搬入新辦公樓后,投資50余萬元,建立了3個共300平方米的檔案室,安裝了8組48列6層雙柱式檔案密集架,按照檔案室“八防”要求安裝了樓梯間隔離門、檔案室防盜門,添置、配備了防光阻燃材料窗簾、滅火器、防磁柜等設施。寧夏交投集團公司克服租賃用房緊張,經多次與交通廳協商,最終同意為公司騰出一間122平方米的房間作為綜合檔案室,檔案室所需各種設施設備已完成采購,預計8月份投入使用。其他各企業也千方百計完成了檔案庫室的設置,采購配備了檔案室所需的五節柜、滅火器等設施設備,為確保檔案安全管理打下了良好基礎。

3.檔案信息化建設初見端倪。在檔案信息化管理上,寧夏電投集團公司購買了紫光檔案管理系統,實現了文件材料的歸檔錄入、原文掛接和檢索利用功能,已初步達到檔案信息技術管理條件。寧夏農投、電投、交投集團公司還依托權屬公司開發了“OA”文檔辦公軟件,并在軟件的深度開發上,正在朝“文檔一體化”方向努力。寧夏旅投集團公司還希望在自治區檔案局的幫助指導下,建設數字檔案室。

4.檔案管理網絡得到強化。從檢查情況看,企業在加強自身檔案管理的同時,也在發揮對權屬子公司的監督職能。集團公司對權屬子公司檔案指導服務滯后現象有所改善。寧夏農投集團公司聘請檔案專業人員針對權屬子公司開展檔案整理指導工作,幫助公司開展歷史積壓檔案的整理。寧夏交投集團公司按照檔案管理“四統一”要求,督導各權屬公司要始終與集團公司保持步調和行動上的一致,指導權屬公司建立綜合檔案室,開展相關檔案業務。寧夏旅投集團公司督促下屬幾家破產企業對檔案進行整理,及時向自治區檔案館移交。寧夏農墾集團公司擬于下半年舉辦權屬公司和各農場檔案工作人員培訓班,提高全系統檔案人員業務水平。其他幾家企業也在積極策劃,擬將開展對所屬子公司檔案工作的指導服務。

   

二、正視短板、找準差距,亟待解決的問題仍然突出

區屬9家國有企業從2016年改制、重組至今,雖然檔案工作方面取得了長足的進步,但仍然存在一些比較突出的問題亟待解決。

1.檔案業務規范性文件的制定過于粗糙。區屬9家國有企業的《檔案管理制度》《檔案工作規章》總體要好于檔案業務規范。比如《企業檔案管理辦法》《企業檔案工作制度》的制定上比較規范,但在檔案業務規范的制定上還不能貼合各門類檔案整理實際,存在照搬照抄《規范》現象。比如《企業檔案分類編號方案》《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》,在具體的制定中,沒有按照企業管理、經營、生產、專業等職能認真劃分文件屬性,制定分類標準,導致相關業務規范不能指導實踐服務。

2.檔案人員業務技能水平普遍不高。區屬9家國有企業均配有兼職檔案人員,但真正懂檔案業務、會實際操作的檔案管理人員不多。比如多數檔案員在檔案分類上只是按照“收發文”“上下級”的方式,對文件材料進行歸類整理。客觀上講,企業檔案人員身兼多職,任務重,是造成不會整理、不會管理檔案的原因之一,但從另一方面講,企業缺乏對檔案工作人員的業務培訓是主要原因

3.缺乏示范性成果的引領。區屬企業在近年來的檔案管理中,由于受管理理念、重組、技術技能、資金投入等制約,加之與檔案管理部門缺乏有效聯絡溝通,在檔案的規范化管理中,始終沒能形成一套從檔案制度規范到收集整理到硬件配置的具有一定操作性、代表性的能為兄弟單位提供借鑒的檔案管理經驗,導致企業在檔案管理方面缺乏示范引領。

三、堅持問題導向、明確努力方向,推動企業檔案工作規范化建設

自治區檔案局將抓住區屬國有企業改制、重組成立時間短,歷史檔案積壓少的特點,進一步加強與企業的聯絡合作,以當前最主要、最突出的問題為導向,提供切實可行的監督指導意見,為企業檔案工作的規范化建設做好服務。

1.對企業各類業務規范性文件予以審核。以今年開展的企業檔案工作檢查為契機,對《企業檔案分類編號方案》《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》予以審核,為企業檔案規范化建設把好質量關。

2.通過技術引導、常態化培訓,提升檔案員的業務水平和實操能力。以線上線下“雙軌制”方式開展多方位培訓、指導服務,引導企業檔案人員提升業務實操能力。一是開展年度企業檔案人員培訓,按照先理論,后實操的形式,對有需求的企業檔案人員予以技術培訓和定向輔導,提升檔案人員業務技能;二是通過自媒體信息技術,建立“寧夏檔案工作室”“檔案交流群”微信公眾號和微信群,在線上及時發布企業檔案工作手冊、檔案法規解讀、參照模板、PPT課件等業務工作信息,為有需求的性質相同的企業提供參照樣本;三是鼓勵“走出去”和“請進來”,即自治區檔案局業務人員實地上門指導服務,企業檔案人員主動上門請教學習,及時化解企業檔案管理中遇到實際困難。

3.通過示范引領,為企業檔案工作注入活力。擬于今年10月底前,選取一至二家檔案基礎工作比較好的企業,集中人力、時間進行檔案規范化示范檔案室建設,樹立標竿,為企業間相互借鑒觀摩提供借鑒標準,促使企業檔案工作水平在比、學、趕、幫、超中逐漸得到提升。 

   

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