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開放檔案

發布時間: 2015.10.15 來源:檔案干部崗位培訓教材 作者:王佳君

 

一、開放檔案的概念
(一)開放檔案是指國家檔案館將超過一定保管期限的檔案向社會公開提供廣泛利用的一項方針政策。世界各國的檔案館都規定有不同期限的檔案封閉期,超過規定期限,履行解密手續后,即向社會開放。我國于1980年3月由中共中央決定開放中華人民共和國成立以前的歷史檔案。《檔案法》規定:“國家檔案館保管的檔案,一般自形成之日起滿三十年向社會開放。經濟、科學、文化等類檔案向社會開放的期限,可以少于三十年,涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限,可以多于三十年,具體期限由國家檔案行政管理部門制定,報國務院批準實行。”根據這一規定,我國公民和組織持有合法證明者均可利用開放的檔案。
開放檔案是檔案利用服務的一種形式,也是檔案利用工作的重大變革。但是開放檔案與利用檔案兩者既有聯系也有區別:利用檔案的范圍是廣泛的,只要按照國家的有關規定呢,履行必要的手續,利用者可以查閱開放和不開放的檔案;而開放檔案是有限的,只有到了國家規定開放年限的檔案才能向社會開放利用。開放檔案的利用者是廣泛的,而未開放檔案的利用者是有限的。因此可以說開放檔案是更高層次、更廣泛的利用。
(二)開放檔案的利用特點是:
1.簡化了利用手續,凡持有證明身份的工作證、居民身份證、現役軍人證、學生證等合法證件者的利用者,經檔案館同意,都可在館內閱讀、摘抄、復制檔案,不必再履行其他手續;
2.縮小了保密范圍,利用者可以直接使用開放檔案目錄,選擇和查找所需檔案的材料;
3.利用者在不侵犯版權的情況下,可以在文章和著述中引用已經開放的檔案材料;
4.外國利用者由我國主管機關介紹和省以上檔案行政主管部門同意,可以利用我國開放的檔案。
摘自檔案干部崗位培訓教材檔案人員上崗必讀第356、357頁。
二、開放檔案的形式和原則
(一)開放檔案的形式
開放檔案的形式有利用者來管閱覽,是指利用者為解決某一問題,來檔案館閱讀、摘抄、或復制所需要的檔案材料,這種形式主要是滿足特定利用者解決特定問題的需要。檔案館向社會公布檔案主要是為適應政治、經濟形勢或科學研究的需要,通過報刊、電臺、電視臺等各種媒體和網絡發布方式公布檔案材料和編輯出版檔案史料匯編,滿足廣大利用者對檔案材料的普遍需要。
(二) 開放檔案的原則
檔案向社會開放是一項政治性、政策性很強的工作,必須堅持積極慎重、穩步前進的原則。既要反對拖拉遲疑,不把開放檔案工作擺上檔案館工作議事日程的消極態度,又要反對不加區分、全面開放的操之過急的態度,防止因失誤而給黨和國家、人民的利益造成損失。
 
 
摘自《檔案干部崗位培訓教材·檔案人員上崗必讀》第359頁。
 

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